Dijitalleşen çağımızda, ıslak imzalı belgelerin ve fiziki tebligatların yerini, kayıtlı elektronik posta ve KEP adresi gibi hukuki geçerliliğe sahip elektronik iletişim araçları almaktadır. Bu sistem, KEP giriş ve KEP adresi alma süreçleriyle güvenli ve inkar edilemez bir iletişim altyapısı sağlar. Bu dönüşümün merkezinde yer alan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, Türk Hukuk Mevzuatı tarafından tanınmış, güvenli ve inkar edilemez bir iletişim altyapısı sunar.
KEP’in hukuki temeli ise şunlardır:
- 6100 sayılı HMK (445. madde): KEP yoluyla yapılan bildirimler, fiziki tebligatlarla eşdeğer hukuki sonuç doğurur.
- 7201 sayılı Tebligat Kanunu: Elektronik tebligatların usul ve esaslarını düzenler, KEP’in resmî tebligatlarda kullanımını sağlar.
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu: Zaman damgası ve elektronik mühür ile iletilerin değiştirilemezliğini ve delil niteliğini güvence altına alır.
- 6102 sayılı TTK (1524. madde): Tüzel kişiler için KEP edinme ve Ticaret Sicili’ne tescil zorunluluğu getirir, ticari yazışmaları güvence altına alır.
Yönetmelik Düzeni: KEP sisteminin işleyişi, “KEP Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ile belirlenmiştir. Bu kapsamda:
- KEP hizmet sağlayıcılarının BTK tarafından yetkilendirilmesi,
- KEP iletilerinin gönderim, teslim ve okuma kayıtlarının saklanması,
- Kimlik doğrulama süreçlerinin kesin ve güvenilir şekilde yürütülmesi zorunludur.
Bu mevzuat bütünlüğü sayesinde KEP, yasal geçerli, delil değeri yüksek ve güvenilir bir elektronik tebligat aracıdır.
Kep Adresi Nedir?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, KEP nedir sorusuna yanıt verirken, hem bireyler hem de tüzel kişiler için KEP adresi oluşturma ve yönetme süreçlerini kapsar. Kayıtlı elektronik posta, gönderilen her iletiyi KEP adresi aktifleştirme ile birlikte zaman damgası ve içerik bütünlüğü kaydıyla saklar.Türk yargılama düzeninin iki temel normu olan 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu (HMK) ile 7201 sayılı Tebligat Kanunu çerçevesinde hukuken tanınmış, güvenilir ve geçerli bir elektronik iletişim ve tebligat yöntemidir. HMK’nın 445. maddesi, kayıtlı elektronik posta yoluyla gerçekleştirilen bildirim ve beyanların hukuken geçerli olduğunu açıkça hükme bağlamış; böylece KEP, fiziki tebligat yöntemleriyle (PTT, noter tebligatı, memur eliyle tebligat vb.) tam anlamıyla eşdeğer bir yasal sonuç doğuran elektronik sistem statüsüne kavuşmuştur.
KEP adresi, bu sistem içinde gerçek veya tüzel kişilere özgülenen, güvenli elektronik tebligat ve iletişim yapılmasını sağlayan, Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) tarafından oluşturulan ve işletilen özel nitelikte bir elektronik iletişim adresidir. Başka bir ifadeyle KEP adresi, klasik e-posta adreslerinden farklı olarak, gönderici ve alıcı kimliklerinin doğrulandığı, gönderim-teslim zincirinin kesintisiz kayıt altına alındığı ve hukuki ispat değeri bulunan bir elektronik posta kutusudur.
KEP sisteminin bu derece güçlü bir hukuki delil niteliği taşımasının temelinde, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile güvence altına alınan teknik ve hukuki mekanizmalar yer alır. Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı, gönderilen her iletiyi zaman damgası ile mühürleyerek hem oluşturulma ve gönderilme anını kesin olarak tespit eder hem de iletinin içeriğini değiştirilemez hâle getirir. Bu sayede, gönderi sürecinin tüm aşamaları (gönderim, kabul, teslim, okunma, reddedilme vb.) kayıt altına alınır; tarafların ileri sürebileceği inkâr ihtimali ortadan kaldırılır. Literatürde“İNKÂR EDİLEMEZLİK” (non-repudiation) olarak anılan bu ilke, KEP’i ticari hayatta ve yargısal süreçlerde son derece kritik bir ispat aracına dönüştürmektedir.
Dolayısıyla KEP adresi nedir? sorusunun hukuki karşılığı, şu şekilde özetlenebilir:
KEP adresi; yasal geçerliliği HMK, Tebligat Kanunu ve 5070 sayılı Kanun ile güvence altına alınmış, delil değeri yüksek, içerik bütünlüğü korunan, gönderim ve teslim süreçleri zaman damgası ile kayıt altına alınan, güvenilir bir elektronik tebligat ve iletişim aracıdır. Ticari uyuşmazlıklarda, şirket içi bildirimlerde, alacak ve icra takiplerinde, iş hukuku ilişkilerinde ve kamuya yapılacak zorunlu bildirimlerde, KEP adresi aracılığıyla yapılan işlemler kesin delil vasfına sahip olup tarafların ispat yükünü belirgin biçimde kolaylaştırır.
Kep Adresi Nasıl Alınır?
KEP adresi edinme süreci, hizmet sağlayıcıya göre bazı teknik farklılıklar içerse de, Türk hukuk sisteminin gerektirdiği kimlik doğrulama ve güvenlik standartları nedeniyle temelde benzer aşamalardan oluşur. Bu süreç, hem gerçek kişiler hem de tüzel kişiler bakımından yüksek güvenlikli bir kimlik tespiti ve sözleşmesel doğrulama mekanizması üzerine kuruludur. KEP adresi, kayıtlı elektronik posta sisteminde hukuken bağlayıcı tebligatların iletilmesi ve saklanması için zorunlu bir araçtır.
- YETKİLİ KEP HİZMET SAĞLAYICISININ SEÇİLMESİ
Türkiye’de KEP hizmeti sunabilmek için Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş olmak zorunludur. PTT KEP başta olmak üzere, çeşitli özel KEP Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) kullanıcılarına kayıtlı elektronik posta hizmeti sunar.
Bu aşamada kullanıcılar;
- Hizmet kapsamı,
- Saklama süreleri,
- Teknik altyapı güvenilirliği,
- Müşteri desteği,
- Fiyatlandırma (kep adresi ücreti)gibi unsurları karşılaştırarak kendilerine en uygun sağlayıcıyı seçerler.
- BAŞVURU VE KİMLİK DOĞRULAMA
KEP adresi hukuken bağlayıcı elektronik tebligat ve beyanlarda kullanılacağı için, başvuru sürecinin merkezinde kesin kimlik doğrulaması yer alır.
Gerçek kişiler için genellikle şu belgeler istenir:
- T.C. kimlik kartı veya pasaport
- Başvuru formu
- İletişim bilgileri
Tüzel kişiler içinse:
- Vergi kimlik numarası,
- Yetkili imza sirküleri,
- Ticaret sicil kayıtları,
- Yetkilinin kimlik bilgileri
gibi belgeler talep edilir.
Kimlik doğrulaması sağlayıcıya göre:
- Fiziksel (şubede yüz yüze doğrulama) veya
- Elektronik (e-Devlet, elektronik imza, mobil imza üzerinden doğrulama)
yoluyla yapılabilir.
Bu aşama, KEP sisteminin hem güvenliğini hem de hukuki geçerliliğini sağlayan en kritik adımdır.
- HİZMET SÖZLEŞMESİNİN ONAYLANMASI
Kimlik doğrulamasının tamamlanmasının ardından, KEPHS tarafından sunulan hizmet sözleşmesi imzalanır. Bu sözleşmede:
- Hizmet kapsamı,
- Kayıt saklama ve arşivleme süreleri,
- Kullanıcı yükümlülükleri,
- Güvenlik politikaları,
- KEP gönderi ve teslim kayıtlarının hukuki niteliği,
- Ücretlendirme modeli
gibi unsurlar ayrıntılı olarak düzenlenir.
Sözleşmenin onaylanmasıyla birlikte kullanıcı, KEP adresini hukuken geçerli tebligatlar için kullanma yetkisini kazanır.
- KEP ADRESİNİN OLUŞTURULMASI VE AKTİFLEŞTİRİLMESİ
Sözleşme aşamasının tamamlanmasıyla KEPHS, kullanıcı adına bir KEP adresi oluşturur. Bu adres, genellikle:
ad.soyad@hs01.kep.tr veya firmaadı@hs02.kep.tr formatında tanımlanır.
Kullanıcıya:
- Kullanıcı adı,
- İlk giriş şifresi,
- Güvenlik ayarları
iletilir ve hesap aktif hâle getirilir. Bu aşamada kullanıcı sisteme giriş yaparak KEP adresini kullanmaya başlar.
- KULLANICI BİLGİLENDİRMESİ VE EĞİTİM SÜRECİ
Özellikle kurumsal kullanıcılara yönelik olarak bazı hizmet sağlayıcılar, aşağıdaki konularda eğitim ve bilgilendirme sunar:
- KEP giriş ekranı kullanımı
- KEP adresi aktifleştirme adımları
- KEP gönderi oluşturma
- KEP adresi doğrulama ve sorgulama işlemleri
- Arşiv ve delil kayıtlarının yönetimi
Bu bilgilendirmeler, KEP sisteminin teknik kapasitesinden tam verim alınması ve kullanıcıların hukuki yükümlülüklerini doğru anlaması bakımından önem taşır.
Kep Adresi Ne İşe Yarar?
KEP adresi, modern elektronik iletişimin en güvenilir ve en güçlü hukuki araçlarından biridir. Sıradan bir e-posta adresinin çok ötesine geçen bu sistem, gönderilen her iletinin kime, ne zaman ve hangi içerikle ulaştığını tartışmaya yer bırakmayacak şekilde kayıt altına alır. Böylece hem ticari ilişkilerde hem de hukuki süreçlerde, “Gönderdim ama ulaşmadı” ya da “Bu içerik sonradan değiştirildi” gibi iddiaların tamamı daha en baştan hükümsüz hale gelir.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), teknik olarak güvenli ve hukuken geçerli bir elektronik iletişim aracıdır ve Türkiye’de 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, KEP Yönetmeliği ve ilgili tebliğlerle düzenlenmiştir. KEP sistemi, gönderilen her iletinin zaman damgası, içerik bütünlüğü ve teslim kayıtlarını güvenli şekilde saklayarak, gerektiğinde mahkemede kesin delil olarak kullanılmasını sağlar. Bu yönüyle elektronik dünyada “İNKÂR EDİLEMEZLİK” ilkesinin somut güvencesi olarak öne çıkan KEP, özellikle şirketler, avukatlar, finans kuruluşları ve kamu kurumları için yasal zorunlulukların güvenli biçimde yerine getirilmesini sağlarken, kurum içi ve kurum dışı tüm resmi yazışmaların da düzenli, izlenebilir ve arşivlenebilir olmasına imkân tanır. Resmi tebligatlarda da aktif olarak kullanılan KEP sistemi, fizikî tebligatların günler süren bekleme süreçlerini ortadan kaldırır; tebligatın yapıldığını saniyeler içinde ispatlanabilir hale getirir. Bu, özellikle sürelerin hayati önem taşıdığı hukuki süreçlerde büyük bir avantaj sağlar.
İş dünyasında ise KEP adresi; sözleşme gönderiminden ihtarnamelere, ihbarlardan ticari yazışmalara kadar pek çok bildirimin güvenli ve değiştirilemez bir şekilde iletilmesini mümkün kılar. İçerik, gönderildiği andan teslim edildiği ana kadar hiçbir şekilde manipüle edilemez; tarafların iradesi ve beyanları şeffaf bir kayıt zinciriyle korunur.
Tüm bu özellikler bir araya geldiğinde KEP adresi, dijital çağın en önemli iletişim çözümlerinden biri olarak karşımıza çıkar. Hem bireyler hem de kurumlar için işlem güvenliği, hız, şeffaflık ve ispat kolaylığı sağlayan KEP, hukuki ve ticari hayatın güvenilir dijital omurgasını oluşturur.
Kep Adresi Almak İçin Gerekli Evraklar
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi başvurusunda istenen belgeler, başvurunun bireysel mi yoksa kurumsal mı olduğuna göre farklılık gösterir. Bu belgeler, başvuru sahibinin kimliğini ve yetkisini hukuken kesin ve güvenli bir şekilde doğrulamak amacıyla talep edilir. KEP sistemi, hukuken bağlayıcı elektronik tebligatlar ve yazışmalar için kullanıldığı için, kimlik doğrulama ve belge denetimi süreci büyük bir öneme sahiptir. Belgelerin eksiksiz sunulması hem başvurunun hızlı tamamlanmasını sağlar hem de KEP’in hukuki geçerlilik ve delil niteliği kazanmasını teminat altına alır.
- a) BİREYSEL BAŞVURULARDA GEREKLİ EVRAKLAR
Bireysel kullanıcıların KEP başvurularında sunmaları gereken belgeler şunlardır:
- T.C. kimlik kartı: Başvuru sahibinin resmi kimliğini teyit eder ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olduğunu kanıtlar.
- Nüfus cüzdanı: Kimlik doğrulamasının alternatif bir belgesi olarak kullanılabilir.
- Pasaport: Yabancı uyruklu başvuru sahipleri veya alternatif kimlik belgesi olarak sunulabilir.
- Güncel iletişim bilgileri: Telefon ve adres bilgilerinin doğru ve güncel olması, KEP sisteminde olası ihbar, bildirim veya geri dönüşler için gereklidir.
- KEP sağlayıcısının sunduğu başvuru formu: Kullanıcının sistemde kaydının oluşturulabilmesi için doldurulması zorunludur.
- Ek onay veya taahhüt belgeleri: Sağlayıcının güvenlik ve kullanım prosedürlerini kabul ettiğinizi gösterir.
- Elektronik imza (e-imza) veya mobil imza ile doğrulama: Kimlik doğrulamanın elektronik olarak güvenli bir biçimde yapılmasını sağlar ve KEP adresinin aktifleştirilme sürecini hızlandırır.
Bireysel başvurularda bu belgeler, KEP’in hukuken geçerli elektronik tebligat olarak kullanılabilmesi için zorunlu kabul edilir. Eksik veya hatalı belge sunulması, başvurunun gecikmesine veya reddedilmesine neden olabilir.
- b) KURUMSAL BAŞVURULARDA GEREKLİ EVRAKLAR
Kurumsal başvurularda, belgeler şirketin hukuki varlığını, yetkili temsilcilerini ve resmi iletişim kanallarını doğrulamak amacıyla talep edilir:
- Ticaret sicil gazetesi örneği veya şirket kuruluş belgesi: Şirketin resmi kuruluşunu ve ticaret siciline kayıtlı olduğunu gösterir.
- Faaliyet belgesi: Bazı sağlayıcılar şirketin faal olduğunu teyit etmek için talep edebilir.
- Vergi levhası veya vergi kimlik numarası: Şirketin vergi mükellefi olduğunu ve resmi kayıtlarla bağlantılı olduğunu gösterir.
- İmza sirküleri: Şirketi temsil etmeye yetkili kişileri ve imza yetkilerini resmi olarak kanıtlar.
- Yetkilendirme yazısı: Başvuruyu yapan kişi şirket yetkilisi değilse, resmi yetkilendirmeyi gösterir.
- Kurumsal iletişim bilgileri: Telefon, e-posta ve adres bilgileri ile kurumun ulaşılabilirliği sağlanır.
- Kurumsal başvuru formu: KEP hizmetinin şirket adına açılabilmesi için doldurulması zorunludur.
- Elektronik imza veya mobil imza ile doğrulama: Kurumsal başvurularda elektronik doğrulama, yetki ve kimlik kontrolünü güvenli bir biçimde sağlar.
Kurumsal başvurularda bu belgelerin eksiksiz ve güncel olması, KEP adresinin hukuki geçerlilik kazanması ve şirketin resmi yazışmalarında güvenli şekilde kullanabilmesi açısından kritik öneme sahiptir.
- c) BAŞVURU ÖNCESİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER
- Seçilen KEP hizmet sağlayıcısının güncel belge listesi mutlaka kontrol edilmelidir. Belgelerde veya başvuru prosedüründe zaman zaman güncellemeler yapılabilir.
- KEP başvurusu sırasında sunulan kişisel ve kurumsal verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma ve onay metinleri dikkatle okunmalıdır. Bu hem KVKK uyumu hem de başvurunun hukuki geçerliliği açısından önem taşır.
- Belgelerin doğru ve eksiksiz sunulması, KEP adresinin aktifleştirilme sürecini hızlandırır ve sistemin hukuki geçerliliğini doğrudan etkiler.
KEP Adresi Kullanım Alanları
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi, Türkiye’de elektronik iletişim süreçlerinin hukuki geçerlilik kazanmasını sağlayan merkezi bir araç olarak öne çıkar. KEP sisteminin sağladığı güvence, değiştirilemezlik ve ispat kolaylığı hem kamu hem de özel sektörde çok çeşitli işlemlerde etkin biçimde kullanılmasını mümkün kılar. Sistem, özellikle 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu (HMK), 7201 sayılı Tebligat Kanunu, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) çerçevesinde belirlenen elektronik tebligat ve resmi yazışmalar için yasal dayanak oluşturur.
- Resmî Yazışmalar
KEP adresi, kamu kurumları ile özel kuruluşlar arasında yapılan resmî yazışmalar için güvenli ve hukuken geçerli bir iletişim kanalı sağlar. Bu sayede resmi yazışmaların gönderildiğine ve alındığına ilişkin tartışmasız kayıtlar tutulur. KEP üzerinden yapılan resmi bildirimler, ilgili mevzuat uyarınca, fizikî tebligatlar ile aynı hukuki sonucu doğurur. Bu, özellikle süreye tabi işlemler ve yasal yükümlülüklerin takibi açısından kritik öneme sahiptir.
- Tebligatlar ve Hukuki Bildirimler
KEP’in en önemli kullanım alanlarından biri hukuki süreçlerde tebligattır. Mahkeme kararları, ihtarnameler, ihbarlar ve diğer resmi bildirimler KEP üzerinden iletildiğinde:
- Gönderim zamanı ve alıcı bilgisi kesin olarak kayıt altına alınır.
- İçerik bütünlüğü korunur, iletiler değiştirilemez ve inkâr edilemez hâle gelir.
- Tebligatın yapıldığı ve alıcının iletinin içeriğine eriştiği belgelenir.
Bu özellik, özellikle alacak takibi, sözleşme ihtilafları veya işçi-işveren uyuşmazlıklarında ispat yükünü kolaylaştırır ve taraflara hukuki güvenlik sağlar.
- Sözleşme ve Anlaşmaların Gönderimi
KEP adresi, taraflar arasında elektronik ortamda imzalanmış sözleşmelerin ve anlaşmaların güvenli bir şekilde iletilmesini sağlar. KEP üzerinden gönderilen sözleşmelerin içeriği ve iletim zamanı resmî kayıt altında tutulduğu için, ileride olası ihtilaflarda taraflar, gönderinin gerçekleştiğini ve içeriğin değişmediğini ispat edebilir. Bu uygulama, özellikle ticari sözleşmeler, hizmet protokolleri ve tedarik zinciri belgeleri açısından kritik öneme sahiptir.
- Fatura ve Muhasebe İşlemleri
KEP, elektronik fatura, irsaliye ve muhasebe belgelerinin güvenli bir şekilde gönderilmesi ve saklanması için de kullanılabilir. Belgeler, gerektiğinde hukuki delil olarak sunulabilir; bu durum TTK ve Vergi Usul Kanunu kapsamında resmi kayıtların tutulmasını sağlar. Elektronik belgelerin KEP aracılığıyla iletilmesi, vergilendirme ve denetim süreçlerinde şeffaflık ve güvenlik sağlar.
- İş Başvuruları ve İnsan Kaynakları Süreçleri
Özgeçmiş gönderimi, işe alım süreçleri ve diğer personel bildirimleri KEP üzerinden yapılabilir. Böylece iş başvuruları ve insan kaynakları süreçlerine ilişkin belgeler, hukuki olarak güvenli bir şekilde saklanabilir ve gerektiğinde resmî kayıt olarak mahkemeye sunulabilir. Bu, işveren ve aday arasındaki yazışmaların yasal geçerliliğini teminat altına alır.
- Mahkeme ve Adli İşlemler
KEP, bazı mahkeme süreçlerinde dosya iletimi, resmi bildirim ve elektronik tebligat için tercih edilir. Gönderilen belgelerin zaman damgası ve içerik bütünlüğü, HMK kapsamında delil niteliği taşıyan kayıtlar oluşturur. Bu sayede mahkeme süreçlerinde, sürelerin doğru işlemesi ve belgelerin güvenli bir şekilde teslim alınması sağlanır.
- Kurum İçi İletişim ve Arşivleme
Özellikle büyük ölçekli şirketlerde KEP, kurumsal yazışmaların düzenli bir şekilde saklanmasını ve takip edilmesini sağlar. Kurum içi iletişim, belge yönetimi ve arşivleme süreçlerinde KEP’in kullanılması:
- Hukuki riskleri azaltır,
- Kurumsal uyumluluğu güçlendirir,
- KVKK ve TTK kapsamında saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesini kolaylaştırır.
- Ticari İşlemlerde Hukuki Güvence
KEP, ticari ilişkilerde taraflar arasında yazışmaların DEĞİŞTİRİLEMEZ VE DOĞRULANABİLİR BİR KAYIT ZİNCİRİ ile yürütülmesini sağlar. Özellikle süreye tabi talepler, temerrüt bildirimleri, ihtarnameler ve sözleşme bildirimleri açısından KEP, hukuki belirsizlikleri ortadan kaldırır.
KEP adresi kullanımının yaygınlaşması, hukuki uyuşmazlıkların çözümünde süre, içerik ve muhatap bilgilerine ilişkin belirsizlikleri büyük ölçüde azaltır. Bu nedenle KEP, modern hukuk uygulamalarında hem özel hem de kamu sektöründe sıklıkla başvurulan bir araç hâline gelmiş, muhatapların KEP adresi bulma ve doğrulama ihtiyacını da beraberinde getirmiştir.
Kep Adresi Almak Zorunlu Mu?
KEP adresi alma zorunluluğu, Türkiye’de 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve ilgili mevzuatlar çerçevesinde düzenlenmiştir. Zorunluluk durumu, başvuru sahibinin tüzel kişi mi yoksa gerçek kişi mi olduğuna ve faaliyet alanına göre değişiklik gösterir. KEP sisteminin amacı, elektronik iletişimde hukuki geçerlilik, ispat kolaylığı ve resmi yazışmaların güvenliği sağlamak olduğundanbelirli kişiler ve kurumlar için edinilmesi yasal bir yükümlülük hâline gelmiştir.
1. Tüzel Kişiler İçin Zorunluluk
Ticaret siciline kayıtlı sermaye şirketleri, özellikle Anonim Şirketler (A.Ş.) ve Limited Şirketler (LTD. ŞTİ.), TTK’nın 1524. Maddesi ve ilgili ikincil düzenlemeler uyarınca KEP adresi almak ve bu adresi Ticaret Sicili’ne tescil ettirmek zorundadırlar.
Bu zorunluluk;
- Şirketin elektronik ortamda tebligat almasını garanti eder,
- Ticari yazışmaların ve resmi bildirimlerin yasal geçerlilik kazanmasını sağlar,
- Mahkeme süreçlerinde ve ihtilaflı durumlarda kesin delil niteliği taşıyan kayıtların oluşmasını temin eder.
Tüzel kişiler, KEP adresi edinerek elektronik tebligat süreçlerini hızlandırır ve ticari riskleri önemli ölçüde azaltır. Aksi hâlde, tebligatların yapılmaması veya geç yapılması durumunda oluşacak hukuki sorumluluklar şirketin kendisine ait olur.
2. Kamu Kurumları ve Meslek Kuruluşları
Bazı meslek grupları ve kamu kurumları için KEP adresi kullanımı zorunludur:
- Kamu kurumları ve kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, resmi bildirim ve yazışmalarını KEP üzerinden yapmak zorundadır.
- Noterler, avukatlar, arabulucular ve benzeri yetkili meslek grupları, hukuki bildirim ve tebligat süreçlerinde KEP’i aktif olarak kullanmakla yükümlüdür.
Bu zorunluluk, hem kamu hizmetlerinin etkin ve hızlı yürütülmesini sağlar hem de hukuki süreçlerde belirsizliği ortadan kaldırır. Örneğin, mahkemeler veya idari merciler tarafından yapılan tebligatlar KEP üzerinden iletildiğinde, iletinin alındığı ve içeriğin değişmediği resmi kayıtlarla belgelenir.
3. Genel Vatandaşlar
Bireysel vatandaşlar için genel bir KEP adresi alma zorunluluğu yoktur. Ancak:
- Ticaret yapan küçük işletmeler,
- Hukuki süreçlere taraf olan kişi ve kuruluşlar,
- Resmi bildirimlerin sıkça kullanıldığı sektörlerde faaliyet gösterenler,
KEP adresi edinerek hukuki ve ticari avantaj sağlayabilirler. Bu avantajlar arasında tebligatların hızlı ve güvenli şekilde alınması, hukuki yazışmaların kanıtlanabilir olması ve yasal süreçlerde ispat yükünün hafifletilmesi yer alır.
4. Güncel Düzenlemeler ve Takip Gerekliliği
KEP adresi zorunluluğu, sıkı mevzuat takibine bağlıdır. Hem tüzel kişiler hem de ilgili meslek grupları, yürürlükteki kanun, yönetmelik ve tebliğleri düzenli olarak takip etmek zorundadır. Zorunluluk kapsamındaki yükümlülükler, mevzuat değişiklikleri ile güncellenebilir; dolayısıyla kurumlar ve bireyler için mevzuat uyumunun sağlanması hukuki riskleri önlemek açısından kritik öneme sahiptir.
Kep Adresi Ücreti
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmetinin ücreti, başvurulan hizmet sağlayıcısı, kullanıcı tipi (bireysel veya kurumsal), seçilen hizmet paketi, saklama süresi ve ek özellikler gibi faktörlere bağlı olarak değişkenlik gösterir. KEP, hukuken geçerli elektronik tebligat ve yazışmalar için kullanıldığından, ücretlendirme yapısının şeffaf ve mevzuata uygun olması önem taşır.
1. Aylık veya Yıllık Abonelik
Bazı sağlayıcılar, belirli bir dönem için sınırsız gönderim veya belli kota dahilinde kullanım imkânı sunar. Bu abonelikler, kullanıcıların planlı ve yoğun elektronik yazışmalarını maliyet etkin şekilde yönetmelerine olanak sağlar.
2. Gönderi Başına Ücret
Bazı hizmet sağlayıcıları, gönderilen her tebligat veya ileti için ayrı ücret talep eder. Bu yöntem, daha az sayıda işlem yapan bireysel kullanıcılar için maliyet avantajı yaratabilir. Gönderi başına ücretlendirme, her bir tebligatın resmi kaydının sağlanması nedeniyle, hukuki delil niteliği ile uyumlu bir yapı sunar.
3. Kurumsal Paketler
Büyük ölçekli şirketler veya çok sayıda kullanıcıya hizmet veren kurumlar için toplu lisans veya kurumsal paketler sunulmaktadır. Bu paketler, şirketin tüm kullanıcıları için merkezi KEP yönetimi sağlar ve ticari süreçlerin dijitalleşmesini, takibini ve yasal geçerliliğini kolaylaştırır.
4. Ek Hizmet Ücretleri
Bazı hizmet sağlayıcıları, ek özellikler karşılığında ilave ücret talep edebilir:
- Uzun süreli arşivleme ve veri saklama hizmetleri
- Gelişmiş doğrulama ve raporlama seçenekleri
- Kurumsal sistemlerle entegrasyon ve API erişimi
- Teknik destek ve kullanıcı eğitimi
Bu ek hizmetler, KEP’in hukuki güvenlik ve iş süreçlerindeki verimliliğini artırmak amacıyla tercih edilebilir.
5. Sağlayıcı Seçimi ve Kampanyalar
PTT KEP gibi bazı sağlayıcılar, zaman zaman kampanya veya avantajlı fiyatlar sunar. KEP adresi alma stratejisi, kullanıcı ihtiyaçlarının analiz edilmesi, gönderi sıklığının belirlenmesi ve güvenli, mevzuata uygun hizmet sağlayıcısının seçilmesi ile optimize edilebilir.
Kep Adresi Nasıl Kapatılır?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresinin kapatılması işlemi, basit bir hesap silme prosedürünün ötesinde, kullanıcının elektronik ortamdaki hukuki tebligat ve beyan yetkisini sonlandıran önemli bir idari süreçtir. Bu süreç, hizmet sağlayıcıların sözleşme ve hizmet politikalarına göre değişiklik gösterse de esasa ilişkin hukuki adımlar ve risk yönetimi unsurları Türk Mevzuatı çerçevesinde benzerlik gösterir.
1. Sözleşmesel ve Mali Yükümlülüklerin İncelenmesi
KEP adresi fesih süreci başlatılmadan önce, kullanıcı ile Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı (KEPHS) arasında imzalanan hizmet sözleşmesi titizlikle incelenmelidir. Bu inceleme, olası bir hak kaybı veya mali yükümlülükle karşılaşmamak için zorunludur.
- Fesih Şartları ve Süreleri: Sözleşmede belirtilen fesih bildirim sürelerine riayet edilmesi gerekmektedir. Sürelere uyulmaması, sözleşmeden kaynaklanan cezai şartların veya abonelik ücreti iade hakkının kaybına yol açabilir.
- Mali Sorumluluklar: KEP adresi ücretine dair varsa ödenmemiş borçlar, kalan abonelik süresine ait iade koşulları veya erken fesih durumunda uygulanacak iptal/ceza hükümleri netleştirilmelidir.
2. Resmî Başvuru ve Yetki Belgelendirmesi
Kapatma talebinin hukuken geçerli sayılabilmesi için, talebin KEPHS’ye yazılı ve ispatlanabilir bir yöntemle iletilmesi şarttır.
- Yazılı Talep Zorunluluğu: Talebin, KEP hizmetini sonlandırma isteğini açıkça belirten bir dilekçe veya form aracılığıyla yapılması esastır.
- Kurumsal Teyit: Tüzel kişilerin (şirketlerin) başvurularında, kapatma kararının tüzel kişiliği temsile yetkili organ tarafından alındığını gösteren Yetki Belgeleri, İmza Sirküleri veya Yönetim Kurulu Kararı gibi resmî onaylar talep edilir. Bu gereklilik, KEP adresinin yetkisiz kişilerce kapatılarak şirketin hukuki tebligat akışının durdurulmasını engellemeyi amaçlar.
3. Arşiv Yönetimi ve Delil Bütünlüğünün Korunması
KEP adresi üzerinden yapılan her türlü tebligat, sözleşme ve resmî yazışma, 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu (HMK) uyarınca kesin delil niteliği taşır. Bu nedenle kapatma öncesinde arşiv yönetimi kritik bir adımdır.
- Kullanıcı Sorumluluğu: Kapatma öncesinde, kullanıcıların tüm hukuki yazışmaları, sözleşmeleri ve tebligat alındılarını dijital veya fiziksel ortamda yedeklemesi ve güvence altına alması önerilir.
- KEPHS Saklama Yükümlülüğü: KEPHS, sözleşme sona erse dahi, gönderi ve alındı kayıtlarını ve zaman damgalarını, ilgili mevzuatta belirtilen yasal süreler boyunca saklamakla yükümlüdür. Ancak bu kayıtlara erişim, kapatma sonrası zorlaşabilir ve ek ücrete tabi olabilir.
4. Hukuki Sonuçların Değerlendirilmesi ve Risk Analizi
KEP adresinin kapatılması, özellikle Türk Ticaret Kanunu (TTK) uyarınca zorunlu KEP adresi kullanan tüzel kişiler için ciddi hukuki sonuçlar doğurabilir.
- Zorunluluğun İhlali: TTK kapsamında kep adresi alma zorunluluğu devam eden bir şirketin KEP adresini kapatması, yasal yükümlülüğe aykırılık teşkil eder ve idari para cezaları ile sonuçlanabilir. Kapatma, ancak şirketin yasal varlığının sona ermesi (tasfiye gibi) durumunda uygun olabilir.
- Devam Eden Süreçler: Kapatma kararı alınmadan önce, kullanıcının taraf olduğu devam eden dava, icra takibi, idari soruşturma veya resmî sözleşme süreçleri titizlikle incelenmelidir. Bu süreçlerde kullanılan KEP adresinin kapatılması, tebligatların usulüne uygun yapılamamasına ve dolayısıyla hak kaybına neden olabilir.
- Danışmanlık: Kapatma işleminin potansiyel hukuki etkileri göz önüne alınarak, kararın bir hukuk danışmanı veya avukat rehberliğinde verilmesi, hukuki risk yönetiminin en güvenli yoludur.
Minval Hukuk & Danışmanlık Bürosu Sigorta Hukuku(Trafik ve İş Kazaları), İş Hukuku, Kamulaştırma ve İstimlak, Tazminat Hukuku, Ölüm ve Yaralamalı Trafik Kazalarından Kaynaklanan Maddi ve Manevi Tazminat Davaları, Yangın Sigortaları, Dask Sigortası, İşveren Mali Sorumluluk Sigortaları, Araç Değer Kaybı ve Araç Hasar Bedeli Davaları ile Vatandaşlık Hukuku ve Nüfus Davaları, Göç Davaları, SGK’nın karşılamadığı akıllı ilaç bedellerinin ödenmesi ve ücretsiz temin edilmesi ile ilgili davalar üzerine yoğunlaşmış ve bu alanların her birinde yüzlerce danışanın haklarını ilgili kişi ve kurumlar nezdinde çözüme kavuşturmuştur. Minval Hukuk Bürosunun Kurucu ortaklarının çeşitli site ve dergilerde yayınladığı onlarca makalenin yanında basılan “Sigorta Hukuku ve Tahkim Uygulamaları” adlı bir kitabı da bulunmaktadır.
